Відділ документального забезпечення та контролю

Дивень Надія Михайлівна

Начальник відділу

Підполковник служби цивільного захисту

 

Даник Юлія Олександрівна

Заступник начальника відділу

Старший лейтенант служби цивільного захисту

 

Лісняк Вікторія Анатоліївна

Провідний фахівець відділу

Підполковник служби цивільного захисту

 

Сіпко Вікторія Анатоліївна

Провідний фахівець відділу

Лейтенант служби цивільного захисту

 

Діденко Тетяна Олександрівна

Фахівець відділу

Старший лейтенант служби цивільного захисту

 

Пархоменко Тетяна Василівна

Завідувач архіву

 

Відділ документального забезпечення та контролю є структурним підрозділом Черкаського інституту пожежної безпеки імені Героїв Чорнобиля Національного університету цивільного захисту України

У своїй діяльності Відділ керується Конституцією та Законами України, Указами Президента України, Постановами Кабінету Міністрів України, наказами та керівними документами Міністерства освіти і науки України, Міністерства внутрішніх справ України,  Державної служби України з надзвичайних ситуацій, Положенням про Інститут, цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

Основні завдання відділу:

• організація та забезпечення внутрішнього контролю за напрямками: планування діяльності Інституту, складення та подання звітності, організація документообігу, в тому числі електронного документообігу та управління інформаційними потоками;
• здійснення, на підставі пропозицій структурних підрозділів Інституту, річного планування роботи Інституту, контролю за виконанням запланованих заходів;
• організація та забезпечення в Інституті внутрішнього контролю зведення документообігу, додержання єдиного порядку роботи з документами;
• організація діловодства, включаючи документи “ДСК”, встановлює та контролює їх додержання;
• попередній розгляд кореспонденції для начальника Інституту;
• організація нетаємного діловодства, встановлення єдиного порядку роботи з документами в Інституті;
• ведення архівної справи в Інституті;
• підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання керівних документів;
• інформування начальника Інституту про стан виконання керівних документів, запланованих заходів в Інституті;
• підготовка проектів наказів начальника Інституту з питань, що належать до компетенції Відділу;
• проведення аналізу причин порушень виконання вимог керівних документів, внесення пропозицій щодо усунення таких порушень;
• організація діловодства за зверненнями громадян та доступу до публічної інформації.

Функції відділу:

• здійснює річне планування роботи Інституту, веде моніторинг виконання запланованих заходів;
• забезпечення прийому, обліку, зберігання та відправлення документів та кореспонденції для начальника Інституту;
• перевіряє стан планування, ведення нетаємного діловодства та виконання керівних документів структурними підрозділами інституту;
• забезпечує прийом, реєстрацію, облік, зберігання та відправку, оперативний пошук, своєчасний розподіл документів та кореспонденції для доповіді керівництву Інституту;
• здійснює попередній розгляд документів для начальника Інституту;
• доводить у визначені строки для виконання до структурних підрозділів накази та вказівки начальника Інституту до встановленого порядку;
• здійснює постійний контроль за якістю, правильністю підготовки, оформленням документів та вживає заходів до скорочення термінів проходження документів в Інституті;
• складає зведену номенклатуру справ в Інституті;
• приймає документи від структурних підрозділів Інституту, впорядковані відповідно до діючих правил, через два роки після завершення їх виробництва, для подальшого архівного зберігання;
• здійснює облік прийнятих документів та забезпечує їх зберігання;
• готує зведені описи справ постійного зберігання та з особового складу;
• складає акти на знищення документів, строки дії яких закінчились;
• здійснює передачу справ постійного зберігання Інституту до архіву Національного Університету цивільного захисту України.
• веде облік фірмових бланків листів та наказів Інституту, у встановленому порядку, контролює їх використання за призначенням;
• веде в установленому порядку облік завдань, реалізації яких передбачено керівними документами, контроль за виконанням яких покладено на Відділ;
• забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів Інституту про хід виконання керівних документів, річних планів Інституту;
• готує аналітичні та інформаційні матеріали для доповіді начальнику Інституту про хід виконання керівних документів, вносить пропозиції керівництву Інституту про зняття контролю чи продовження термінів виконання вищезазначених документів, про притягнення у встановленому порядку до відповідальності працівників структурних підрозділів Інституту за їх невиконання або неналежне виконання;
• перевіряє виконання структурними підрозділами Інституту вимог керівних документів, наказів начальника Інституту, протокольних доручень начальника Інституту за результатами оперативних нарад;
• розробляє та подає у встановленому порядку пропозиції з питань удосконалення планування роботи, системи діловодства та контролю в Інституті;
• організовує, відповідно до Закону України “Про звернення громадян” роботу зі зверненнями громадян (попередній розгляд пропозиції, скарг, звернень), одержаних поштою та на особистому прийомі, контролює хід їх виконання, формує базу даних щодо результатів розгляду та архів розглянутих звернень;
• здійснює методичне керівництво з питань планування роботи, нетаємного діловодства, архівної справи, контролю виконання керівних документів та роботи зі зверненнями громадян у структурних підрозділах Інституту.

Положення про відділ документального забезпечення та контролю